Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Karriere bei der Silicon Austria Labs GmbH (im Folgenden SAL, wir oder uns genannt) interessieren. Datenschutz und dessen Sicherstellung sind wichtige Anliegen für SAL. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt unter strikter Einhaltung der Grundsätze und Anforderungen der DSGVO[1] und des österreichischen DSG[2] sowie anderer anwendbarer Datenschutzbestimmungen. In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, wie wir personenbezogene Daten im Falle einer Bewerbung oder Registrierung auf unserem Bewerbungsportal erheben und verarbeiten. Die Datenschutzhinweise richten sich an Personen (im Folgenden auch Bewerber:innen genannt), die im Zuge ihrer Bewerbung ein Bewerber:innenprofil bei uns anlegen, sowie an Personen, für die SAL im Zuge einer E-Mail- oder postalischen Bewerbung ein Bewerber:innenprofil erstellt, sowie an Personen, für die SAL selbst personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses (z.B. Gesprächsnotizen) verarbeitet.

Silicon Austria Labs GmbH

Sandgasse 34

8010 Graz

contact@silicon-austria.com

Datenschutzbeauftragter:

Sandgasse 34

8010 Graz

dpo@silicon-austria.com

Für das Bewerbungsverfahren werden die folgenden personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet:

• Personenbezogene Daten wie Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Bildungsabschluss (z.B. Angaben zu Schul- oder Studienabschlüssen), erste Sprache, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift, Land, Staatsangehörigkeit, akademischer Titel (optional);
• Personenbezogene Daten in den Anlagen (= Lebenslauf, Anschreiben/Motivationsschreiben, Qualifikationsnachweise, Zeugnisse, sonstige Anlagen);
• Daten zur Registrierung (z. B. Datum der Erstellung/Aktualisierung, Bewerberquelle, Login, Passwort);
• Daten zur jeweiligen Berufserfahrung (z. B. Informationen zu Ihrer früheren Beschäftigung);
• Berufliche Anforderungen (z. B. Berufsprofil, Stellenbeschreibung, gewünschter Beschäftigungsumfang, Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellungen);
• Persönliche Daten zu zusätzlichen Informationen, z.B. Sprachkenntnisse, Bewerberquelle, Status der Bewerbung, Einverständniserklärung, relevante Links.

Im Laufe des weiteren Rekrutierungsprozesses werden die personenbezogenen Daten der Bewerber:innen von einem/r Rekrutierer:in von SAL ergänzt, der/die Folgendes hinzufügt:

• Termindaten, Gesprächsnotizen und Kommentare zum Profil des Bewerbenden;
• die Korrespondenz des Bewerbenden mit Mitarbeiter:innen von SAL;
• keyword-indexation und zusätzliche Stellenprofile, damit das Profil des Bewerbenden in der Bewerber:innendatenbank leichter zu finden ist;
• zusätzliche Jobs, die wir Bewerber:innen vorschlagen (wenn Sie uns Ihr freiwilliges Einverständnis zur Aufnahme in den "SAL-Talentpool" durch Unterzeichnung unserer separaten Einverständniserklärung erteilen).

Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerber:innen im Rahmen unseres Rekrutierungsprozesses (Personalsuche und -auswahl), um freie Stellen bei SAL zu besetzen.

Bewerber:innen können sich auf eine bestimmte Stelle bewerben oder eine Initiativbewerbung bei uns einreichen. Ein/e Recruiter:in von SAL wird sich dann per E-Mail oder Telefon mit dem Bewerbenden in Verbindung setzen und ihn/sie über die nächsten Schritte im Recruiting-Prozess informieren.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf der Rechtsgrundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses an der Durchführung eines effizienten Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und auf der Grundlage der Erforderlichkeit zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wenn Sie uns als Bewerber:in besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. religiöses Bekenntnis, Gesundheitsdaten, etc.) zur Verfügung stellen, die wir nicht im Rahmen der Bewerbung benötigen, verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.. 1 lit a i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Diese Einwilligung können Sie als Bewerber:in jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen.

Wenn eine Bewerbung derzeit nicht für ein konkretes Stellenangebot passend ist oder das Bewerbungsverfahren nicht erfolgreich war, wir aber Potenzial in dem/der Bewerber:in sehen, können wir Sie zusätzlich per E-Mail um Ihre Einwilligung bitten, die Bewerbungsdaten für insgesamt 18 Monate in unserem "SAL Talentpool" verarbeiten und speichern zu dürfen, um Sie über mögliche zukünftige Stellenausschreibungen informieren zu können. 

Darüber hinaus möchten wir darauf hinweisen, dass Bewerber:innen weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet sind, personenbezogene Daten preiszugeben. Ohne die persönlichen Daten von Bewerbern:innen können wir jedoch keine Bewerbungen bearbeiten.

Generell haben nur die verantwortlichen Mitarbeiter:innen von SAL Zugang zu den personenbezogenen Daten, die erhoben und verarbeitet werden (siehe oben), um den Zweck der Datenerhebung bei der Bewerbung um eine Stelle bei SAL zu erfüllen.
Der Zugang ist streng geregelt und erstreckt sich in der Regel nur auf die personalverantwortlichen Mitarbeiter:innen von SAL sowie auf Führungskräfte und Schlüsselpersonen der entsprechenden Abteilungen. Unsere Mitarbeiter:innen sind verpflichtet, personenbezogene Daten vertraulich und geheim zu halten.

Die Abwicklung der Rekrutierungsschritte wird durch unsere externe Rekrutierungssoftware Personio des Unternehmens Personio SE & CO KG, München, Deutschland (Auftragsverarbeiter) unterstützt. SAL und Personio SE & CO KG haben die notwendigen vertraglichen (z.B. Datenverarbeitungsvertrag), organisatorischen und technischen Maßnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit und Geheimhaltung aller Bewerbungen zu gewährleisten.

Darüber hinaus kann SAL gegebenenfalls Behörden oder Gerichten Zugang zu personenbezogenen Daten von Bewerber:innen gewähren, um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen oder um rechtliche Ansprüche abzuwehren.

Grundsätzlich werden die uns im Rahmen der Bewerbung zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten für einen Zeitraum von sieben vollen Kalendermonaten ab dem Datum des Eingangs einer Bewerbung (insbesondere bei Initiativbewerbungen) oder dem Datum des Abschlusses eines erfolglosen Bewerbungsverfahrens gespeichert.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten von Bewerbungen auf Stellenausschreibungen, die Teil von national oder EU-geförderten Projekten sind (z. B. "Marie-Sklodowska-Curie-Actions"), für den in der jeweiligen Fördervereinbarung festgelegten Zeitraum gespeichert. Zum Beispiel beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Marie Sklodowska-Curie-Action "Crystalline" 5 Jahre nach Abschluss des geförderten Programms.

Wenn Sie als Bewerber:in Ihr schriftliches Einverständnis gegeben haben, Teil des "SAL talentpools" zu sein, werden wir die jeweilige Bewerbung für insgesamt 18 Monate aufbewahren. Die personenbezogenen Daten werden dann dem "Talentpool" zugeordnet und für einen Zeitraum von insgesamt 18 Monaten gespeichert. Die Einwilligung dazu kann jederzeit (aber unter Beachtung weiterer Aufbewahrungsfristen) widerrufen werden.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung werden wir die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren erhobenen personenbezogenen Daten so lange aufbewahren, als gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder etwaige Rechtsansprüche noch nicht verjährt sind.

Bewerber:innen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft (Art 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art 16 DSGVO), auf Löschung (Art 17 DSGVO), auf Einschränkung (Art 18 DSGVO), gegebenenfalls auf Widerspruch (Art 21 DSGVO), gegebenenfalls auf Widerruf (Art 7 DSGVO) und gegebenenfalls auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO) zu.

Etwaig erteilte Einwilligungen können unabhängig voneinander jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, auf die sich die Einwilligung bezieht, ab diesem Zeitpunkt nicht mehr verarbeiten dürfen, und somit die entsprechenden Rechte, Vorteile etc. nicht mehr in Anspruch genommen werden können. Der Widerruf berührt jedoch nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Daten bis zum Widerruf. Für einen Widerruf wenden Sie sich bitte an: dpo@silicon-austria.com.

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich mit Ihren Bedenken an unseren Datenschutzbeauftragten (dpo@silicon-austria.com) oder die österreichische Datenschutzbehörde (dsb@dsb.gv.at) wenden.

Profiling

In unserem Rekrutierungsprozess gibt es keine Automatismen, die zu einem automatischen Ausschluss von Bewerber:innen aus dem Bewerbungsverfahren führen würden. Entscheidungen zur Personalsuche und -auswahl werden immer von den zuständigen Mitarbeiter:innen von SAL getroffen.

Um ein Bewerber:innenprofil in unserer Bewerbungsdatenbank über die integrierte Suchfunktion besser auffinden zu können, wird dieses gekennzeichnet und mit passenden Stellenprofilen verknüpft.

ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

SAL behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne vorherige Ankündigung zu aktualisieren bzw. anzupassen. Es gilt die aktuell im Bewerberportal veröffentlichte Version.